临床试验监查记录（Monitoring Visit Report, MVR）是临床研究过程中产生的关键文档，它详细记录了临床监查员（CRA）对研究中心进行访视的发现、评估和跟进情况。确保监查记录得到妥善的递交、处理和归档，对于保障试验质量、维护数据完整性以及顺利通过监管机构核查至关重要。

一、 监查记录交给谁？

监查记录的传递对象是一个明确的链条，确保信息能够被正确方接收、审阅并采取行动。主要接收和处理方包括：

1. 首要接收方：临床项目经理（CPM）或直线经理

   • 角色：CRA通常首先将完成的监查记录提交给其直属的临床项目经理或部门经理。项目经理是监查活动的主要监督者，负责从整体上把控各中心的进度和质量。

   • 职责：项目经理会审阅报告，确认监查工作的质量，评估中心当前的风险等级，并确保CRA提出的问题得到了恰当的记录和跟进。

2. 核心审阅方：申办方（Sponsor）代表

   • 角色：如果CRA来自合同研究组织（CRO），那么监查记录必须提交给申办方的指定对接人，通常是申办方的临床运营经理或医学监查员。

   • 职责：申办方作为试验的发起者和责任方，必须全面了解各研究中心的执行情况。他们审阅报告以确认试验方案和GCP（药物临床试验管理规范）的合规性，批准CRA提出的行动建议，并对重大发现（如重大方案偏离、严重不良事件报告问题等）做出决策。

3. 信息知会方：研究中心主要研究者（PI）

   • 角色：监查记录的副本（尤其是访视跟进信，Follow-up Letter）必须递交给研究中心的主要研究者。

   • 职责：主要研究者是临床试验在中心质量的首要责任人。他们需要知晓CRA访视中发现的问题、提出的行动项（Action Items）以及所需的整改措施。研究者需审阅报告并签字确认，以表明其知悉内容并承诺采取相应行动。这份经研究者签字的随访信是必备的归档文件。

4. 协作方：研究中心协调员（CRC）及其他人员

   • 角色：监查报告中涉及的具体问题项和待办清单通常会与CRC及其他相关研究团队成员进行沟通。

   • 职责：CRC是落实整改措施的关键执行者。清晰的监查记录有助于他们明确下一步工作，确保问题得到及时有效的解决。

二、 监查记录如何处理？

监查记录的处理是一个动态的、闭环的管理过程，其核心流程如下：

1. 撰写与提交：

   • CRA在完成中心访视后，需按照标准操作程序（SOP）规定的时限（通常为3-5个工作日）内完成监查记录的撰写。

   • 报告需客观、准确、清晰，详细记录访视内容、审查的文件、发现的问题、与研究团队的沟通摘要以及制定的行动项。

2. 内部审阅与批准：

   • CRA将报告提交至其公司内部（CRO或申办方内部）的临床 trial management system（CTMS）或文档管理系统。

   • 项目经理或直线经理进行审阅，必要时提出修改或补充意见，直至报告最终定稿批准。

3. 传递与沟通：

   • 经批准的监查报告（特别是以“随访信”形式总结的版本）会正式递交给研究中心的主要研究者。

   • 通常，CRA会先通过电子邮件发送电子版，随后在下次访视时或将纸质版递交给研究者签字，或通过可靠的电子签名流程获取签名。

4. 研究者审阅与签字：

   • 主要研究者（或其授权 Sub-I）审阅报告内容，确认事实无误。

   • 研究者在随访信上签字并注明日期，以证明其已收到并知悉报告内容。这份签字件是试验文档中的关键证据。

5. 跟进与整改：

   • 这是处理过程中最关键的一环。报告中所列出的每一项行动项都必须被跟踪直至关闭。

   • CRA负责在后续的访视中，逐一核实行动项的完成情况，并在新的监查记录中记录整改结果，形成完整的闭环。未解决的问题需要持续上报并升级处理。

6. 最终归档：

   • 在哪里归档？：监查记录的最终安身之地有两个：

     • 研究中心文件夹（ISF）：研究者签字版的监查访视随访信必须归档至中心的研究者文件夹中，作为监查活动发生的直接证明。

     • 申办方/CRO 的试验主文件（TMF）：监查记录的全部版本（初稿、审阅意见、定稿版以及研究者签字版）都必须及时、准确地归档至申办方或CRO的试验主文件中。TMF是呈现试验全程合规性的核心证据，必须随时准备接受监管机构的稽查或视察。

   • 归档要求：归档必须遵循ALCOA+原则，即可归因性（Attributable）、易读性（Legible）、同时性（Contemporaneous）、原始性（Original）和准确性（Accurate），并确保其完整性、持久性和可用性。

总结

临床试验监查记录是连接申办方、CRA和研究中心的生命线。其处理流程是一个严谨的、多方的、闭环的信息传递与行动跟踪系统。明确“交给谁”确保了信息通达，规范“如何处理”则保证了问题解决和全程合规。只有严格执行这一流程，才能有效控制试验风险，保障受试者权益和数据可靠性，最终为试验的成功和药品的注册申请奠定坚实的基础。