“A4纸风波与文件受控管理的故事”A4纸事件（往期相关阅读：2家机构紧急叫停新项目，一波自查整改热浪袭来！）在去年在国家局的现场核查工作的推动下，掀起了一波临床机构被暂停整改的运动，短期内看是运动，长期看则是一种机制。纸质记录（记录本、记录纸）受控管理也引起了业内的关注，引发了一系列的思考和问题：

• 如何理解“受控管理”？
• 哪些资料需要进行受控管理？
• 受控管理可以参考哪些法规？
• QMS和实操过程中如何做到合规性？

对于文件受控管理可参考的依据中，大家最熟悉和最直接的就是《药品注册核查要点与判定原则》（药物临床试验）中的三临床试验核查的（七）临床试验数据采集与管理中的条款”1. 纸质记录（记录本、记录纸）受控管理，表格进行版本控制。”，但大家对于如何理解和把控这个标准依旧是见仁见智。

另外，国家药监局2020年7月发布的《药品记录与数据管理要求（试行）》（2020年12月1日正式执行）第三章纸质记录的管理要求中的第十五条提及“原始数据应当直接记载于规定的记录上，不得通过非受控的载体进行暂写或转录。” 该章节的其他内容全也都是对纸质记录的基本要求，但对受控管理的操作细节也无清晰的指引。

ICH2025年1月6日颁布的ICH E6(R3)终稿中在附件1的附录C必备文件章节中，首次提到了版本控制的要求“C.2.1记录应可识别并有版本控制，并应酌情包括作者、审稿人和批准人，必要时应附有日期和签名(电子或湿墨)”（原本： Management of Essential Records C.2.1 Records should be identifiable and version controlled, and should include authors, reviewers and approvers as appropriate, along with date and signature (electronic or  wet ink), where necessary.）

目前行业上有两种常见的文件受控管理的形式：

第一、临床试验机构，申办方和CRO应建立文件受控管理的SOP或WI等流程，从四个维度对文件受控活动进行标准化和和合规化的管理。我们也推荐采用该方式，简单可操作性强。

• 文件的版本控制
• 文件的发放,回收和重新发放，使用清单等状态进行管理
• 记录更改保持原有信息清晰可辨，注明修改人姓名、修改日期和理由。
• 有的文件的撰写人、审核人和批准人信息，必要时应附有日期和签名

• 特殊水印设置，防止复印

• 限定一次性打印，无法重复打印

• 优化和完善QMS中文件版本控制管理，包括版本信息的双识别，新版本的生效时间，更新版本替代旧版本的信息，修订记录等。
• 文件的发放,回收和重新发放，使用等的状态和数量进行管理
• 文件编码的规则，受控章的管控，体现中心化管理的原则
• 文件设计和撰写人、审核人和批准人信息，必要时应附有日期和签名，明确文件生成，审核流程的受控管理

• 数据记录人的授权
• 更改保持原有信息清晰可辨，注明修改人姓名、修改日期，对于重大修改还应著名修改理由。
• 对于复杂表格，应制定表格填写说明或指南，提高填写内容的规范性和一致性。
• 文件保存和可及性要进行管理。非盲监查，评估者盲等特殊盲态试验中的盲态文件的保存和可及性要明确规定，对于临床试验特定文件的保存的文件柜应该上锁管理，线上管理的情形应该实施用户权限管理。

• 文件受控应采用分级管理，不要一刀切的“左派”做法。根据文件的性质和风险程度而适度受控，保证工作效率的同时，又符合法规要求的受控管理的目的。最简单的分级原则就是文件记录的内容与临床试验数据关系密切的，与安全，疗效评估，数据完整性和试验流程有关的，这些文件就要进行严格的受控管理。